 |
| manajemen proyek |
Sebagai salah satu fungsi dan proses
kegiatan dalam manajemen proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir proyek,
pengendalian mempunyai tujuan utama meminimalisasi segala penyimpangan yang
dapat terjadi selama proses berlangsungnya proyek.
Menurut
R.T Mockler [1972], pengendalian didefinisikan sebagai:
Usaha
yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan
standar, menganalisis kemungkinan penyimpangan, kemudian melakukan tindakan
koreksi yang diperlukan agar sumber daya dapat digunakan secara efektif dan
efisien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan.
Dari definisi di atas dapat
disimpulkan bahwa pengendalian membutuhkan standar atau tolok ukur sebagai
pembanding, alat ukur kinerja, dan tindakan koreksi yang akan dilakukan bila
terjadi penyimpangan. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian dapat
berupa pengawasan, pemeriksaan serta tindakan koreksi, yang dilakukan selama
proses implementasi.
Sasaran dan tujuan proyek seperti
optimasi kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja harus memiliki format
standar dan kriteria sebagai alat ukur, agar dapat mengindikasikan pencapaian
kinerja proyek. Alat ukur yang digunakan dapat berupa jadwal, kuantitas
pekerjaan, standar mutu/spesifikasi pekerjaan, serta standar keselamatan dan
kesehatan kerja, yang untuk selanjutnya diproses dalam suatu sistem informasi.
Sistem informasi ini mengolah data-data yang kemudian menghasilkan informasi
penting untuk pengambilan keputusan.
Bila hasil informasi mengindikasikan
terdapat penyimpangan terhadap standar yang telah ditentukan, tindakan
selanjutnya adalah melakukan koreksi seperti mengubah metode pelaksanaan,
mengeluarkan biaya untuk penambahan tenaga kerja, peralatan dan material serta
perbaikan penjadwalan, perbaikan mutu pekerjaan yang disesuaikan dengan standar
dan kebutuhan sesungguhnya.
1. Pengendalian jadwal waktu dan biaya proyek
Jadwal waktu pelaksanaan proyek yang telah direncanakan
biasanya tidak terlepas dari kesalahan-kesalahan yang dapat menyebabkan
keterlambatan. Hasil perencanaan jadwal waktu proyek hendaknya mempunyai
kecermatan dan akurasi yang tinggi untuk mempermudah pelaksanaannya. Setiap
perubahan dari rencana yang telah dibuat selalu dilakukan evaluasi dan
pembaruan penjadwalan dengan tetap mengacu kepada baseline yang telah
ditetapkan. Bila terjadi perubahan mendasar terhadap jadwal proyek yang dapat
menyebabkan keterlambatan, maka solusinya perlu diantisipasi dengan kompensasi
paling minimal.
Agar
hasil pengendalian jadwal optimal, maka dibualah diagram alir untuk melakukan
pengendalian jadwal yang berhubungan dengan kinerja waktu, biaya, dan alokasi
sumber daya.
2. Pengendlian sumber daya
Contoh-contoh
peralatan sumber daya (resources leveling) dari sumber daya tenaga kerja dengan
beberapa kondisi yang dapat digambarkan dalam diagram ataupun histogram.
3. Pengendalian mutu
Pengendalian
mutu adalah salah satu tolok ukur kinerja proyek yang sangat memengaruhi hasil
akhir dari tujuan dan sasaran proyek. Mutu, sebagai acuan bagi kepuasan
pelanggan, sebaiknya diperlakukan dan dikendalikan dengan standar yang telah
teruji sebelumnya, Pengendalian mutu bukan hanya dilakukan dengan cara
inspeksi/pemeriksaan lalu dilakukan tindakan koreksi pada periode tertentu,
tetapi selama proses berlangsungnya pembuatan produk. Verifikasi dilakukan bila
dalam pengawasan dan pemeriksaan ditemukan penyimpangan terhadap prosedur.
Bila hasil
verifikasi prosedur telah memenuhi syarat, proses pembuatan produk dilanjutkan
hingga menjadi produk akhir. Sebelum produk akhir diserahkan kepada pelanggan,
dilakukan uji kelayakan produk terhadap standar yang telah ditetapkan. Hasil
uji ini dapat dijadikan bahan evaluasi bagi pengembangan produk selanjutnya.
Produk akhir
yang tidak memenuhi syarat diperbaiki atau tidak dipakai sama sekali. Produk
akhir yang telah memenuhi standar dan telah diverifikasi ulang diserahkan
kepada pelanggan. Berdasarkan standar yang telah disepakati bersama, pelanggan
akan melakukan penilaian akhir dan memutuskan apakah produk akan diterima atau
tidak.
4. Pengendalian kesehatan dan keselamatan kerja (K3)
Hal
prinsip yang perlu diperhatikan dalam usaha pengendalian K3 adalah ketika
terjadi kecelakaan, baik ringan maupun berat, maka akan timbul biaya tak
terduga yang besarnya sesuai dengan tingkat kerusakan yang ditimbulkan. Kata
preventif/pencegahan adalah yang paling aman sebelum melakukan pekerjaan agar
dapat terhindar dari kecelakaan
5. Pengendalian manajemen lingkungan
Pengendalian adalah fase terakhir dari perencanaan,
pelaksanaan, dan pemeriksaan Sistem Manajemen Lingkungan. Hal pertama yang
dilakukan dalam pengendalian adalah melakukan pengendalian terhadap dokumen,
memenuhi persyaratan elemen-elemen yang memadai dalam menerapkan Sistem
Manajemen Lingkungan.
Pengendalian dokumen mempunyai sasaran sebagai berikut:
· Menjamin bahwa
dokumen yang diterbitkan telah diperiksa kebenaran materinya dan disahkan oleh
petugas yang berwenang.
· Distribusi dokumen
hanya kepada yang berwenang.
· Perubahan-perubahan
yang dilakukan oleh yang berwenang. (Ir. Abrar Husen, MT, 2009, 161-192)
Daftar
Pustaka:
Ir. Abrar Husen,
MT, 2009, Manajemen Proyek, CV. ANDI OFFSET, Serpong